Bordro ve özlük işlemlerinde uygulayıcı ve son yıllarda da yönetici olarak çalışmaktan gelen tecrübe ile, özellikle yapılan son yasal değişiklik ve uygulamalara meslek mensuplarının zamanında adapte olamadığını gördüm.

Şöyle ki; her yılbaşında gelir vergisi matrahı, SGK primi tavan uygulaması gibi değerler değiştiği halde bunu öğrenen veya bilen kişilerin dahi kullandıkları sisteme geç veri girdiklerini gördüm. Bu geç işlem sonucu da, eğer yasal değerler güncellenmeden bordro yapma zorunluluğu (eleman çıkışı olması gibi) olduğunda işler sıkışmaktadır. Değişme dönemi rutin olan yasal parametrelerin zamanında kullanılan sistemlere tanıtılması, kullanıcıya zaman kazandıracaktır.

Bordro yaparken, çıkarılan kanunlar takip edilmeli ve kullanılan bordro programında hangi verinin hangi alanı da etkileyeceği bilinmelidir. Örneğin; halen birçok bordro yapan kişinin (birebir şahit olduğumdan yazıyorum-işini bilene sözüm yok) sicil kartına girdiği değerin bordroda hangi alanı etkileyeceğini ve hesaplamada nasıl kullanılacağını bilmediğini görüyorum.

2012 yılı kasım ayında uygulamaya başlanan www.iskur.gov.tr/Portals/0/tmsliste/tmsliste.xls                         

Meslek kodları uygulaması ile çalışanların yaptıkları görevlerin karşılığı olan meslek kodunun ilgili listede seçilip bordro sistemine tek tek girilmesi gerekmektedir. Zaten kişinin işe girişini bildirirken, sgk sistem üzerinde zorunlu olarak sizden meslek kodunu belirtmenizi istemektedir. Çalışanların sicil kartlarında bu bilgiler girilmemiş ise, işe giriş bildirgelerinden bakılarak da tamamlanabilir.  Bu işlemin bordro yapan kişiye bir diğer yararı ise, aylık işkur çizelgesi verme sırasında bordro sisteminden alacağı raporu işkur sitesine otomatik olarak aktarabilmesi ve örneğin 500 çalışanı olan işyerinde bu işlemi tek tek yapmak yerine zaman kazanmasıdır. Ayrıca bordro programları meslek kodlarını sicil kartlarına girdikten sonra istenilen şekilde gruplara ayrırarak rapor alma imkânı da tanımaktadır.

 

Meslek kodları karşımızda her ay verilen APHB esnasında da çıkmaktadır. Eğer sicil kartlarında meslek kodlarını girdi iseniz, xml. dosya hazırlarken bu bilgiler otomatik olarak programınızdan sgk ortamına aktarılacak ve elle veri girmek zorunda kalmayacaksınız. Geçen günlerde şahit olduğum bir durumu anlatmadan geçmek istemem : X şirketinde bordro yapan ve bildirgeleri veren hanım, her ay e-bildirgeyi verirken meslek kodlarını tek tek girdiğini ama bir sonraki ay bu verileri göremediğini bahsetti. Bunu söylerken aslında çok bir iş yapmış olmanın gururu da vardı. Her ay e-bildirge üzerine elle veri girişi yaparsanız bir sonraki ay girdiklerinizi göremezsiniz. (bir önceki cari aydan primleri aktarmaktan bahsetmiyorum) Sicil kartına verileri girmiş olsa idi, her ay aynı işlemi tekrar etmesine gerek kalmadığından bahsettim. Birkaç saatlik sohbetimizde bunu öğrenmiş olmak onun için diğer konuşmalarımıza nazaran daha yararlı oldu.

Meslek kodlarının devreye girmesindeki asıl amaç; çalışanın mesleği ile doğru orantıda sgk primi yatırılıp yatırılmadığının kontrol edilmesi ve böylelikle asgari ücretten prim gösterilmesinin önüne geçmek idi. Ben CFO olarak şirkette çalışan birinin, sgk priminin asgari ücretten ödendiğini de yaşadım. Sizin konunun önemi hakkındaki fikirleriniz daima maliyet kelimeleri ile karşılaşır. Fakat işveren farkında değildir ki; o ay eksik ödenen primler, daha sonraki süreçte karşısına ceza olarak katlanarak çıkacağıdır. Meslek kodları işe giriş bildirgelerinde ilk olarak bildirildiğinden bahsettim. Bu konuda şunu da ilave etmek isterim ki; eğer işe girerken meslek kodunu doğru bildirilmediğinde vize işlemlerinde dahi sorun yaşarsınız. İhracat Müdürü ünvanlı çalışanınızı, şirketin yurtdışında katılacağı fuara göndermek istediğinizde ; sizden şirket çalışanı olduğuna dair antetli yazı, işe giriş bildirgesi ve maaş bordrosu istenir. Yazacağınız yazıda “şirketimizin ihracat müdürü..” diye başlayıp işe giriş bildirgesinde ve tabii bordro kayıtlarında yanlış meslek kodu yazılması veya hiç yazılmaması sonucu vize işlemlerinde sorun yaşanmaktadır.

Resmi gazetede yayınlanması beklenen kanun ile 5510 sayılı kanunda belirtilen idari para cezaları tekrar düzenlenmiş olup, “Muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde, sigortalıların işyerlerinde fiilen yaptıkları işe uygun meslek adı ve kodunu, gerçeğe aykırı bildiren her bir işyeri için aylık asgari ücreti geçmemek üzere meslek adı ve kodu gerçeğe aykırı bildirilen sigortalı başına asgari ücretin onda biri tutarında;” maddesi eklenecektir.

Çalışan başına 164,71.-TL idari para cezası ile karşılaşmamak adına meslek kodlarını kontrol etmenizi ve temmuz bildirgeleri verilmeden işleme başlamanızı öneririm.

Huzurlu bir iş yaşamı dileğiyle,

 

04.08.2016